Назад

Как эффективно работать в приложении Word Microsoft Office

В данной статье будет предпринята попытка описать один из подходов к оформлению текста при разработке проектной документации с максимальной возможностью использования встроенных средств Word и одновременного удовлетворения требований нормативных документов по оформлению текстовой части проектной документации. Одной из проблем разработки текстового документа при проектировании объектов капитального строительства является необходимость работы над документом нескольким специалистам сразу, и отсутствии в большинстве проектных компаний возможности организации одновременной работы над одним документом нескольких пользователей, и самый болезненный этап в дальнейшей работе над документом – это его корректировка.

В разных проектных организациях, описанная выше проблема решается по-разному: кто-то вынужден держать отдельных специалистов, которые занимаются сопровождением, консультированием и спасанием проектировщиков в тяжелые времена, когда им приходиться отчаянно сражаться с Word при попытке оформить свои разработанные проектные решения в нем; кто-то имеет отдельную группу специалистов, занимающихся оформлением текстовой части проектной документации в Word, при этом проектировщик пишет только текст в любом текстовом редакторе необязательно даже Word (экономия на дорогостоящем программном обеспечении) и т.п.

Поскольку Word, на самом деле, является далеко не очень простой программой, которую интуитивно возможно освоить за полчаса и даже за неделю, то предлагается следующий способ решения описанной задачи (в качестве примера рассмотрим оформление текстового документа, отвечающего требованиям
ГОСТ Р 21.1101-2013):

Создаем шаблон документа, оформленный по требованиям нормативной документации: с рамками, основными надписями с максимальным заполнением, со стилями, настроенными под нормативные требования конкретной проектной организации и т.д. (рисунок 1).

Рисунок 1

Распределяем зоны документа между исполнителями, работающими над документом: обложка и титульный лист, состав проекта разрабатывает ГИП; описательную часть текстового документа, приложения – исполнители отдела-разработчика, выполняющего разработку конкретного раздела проектной документации;
Создаем шаблоны для работы (каждому участнику свой отдельный шаблон) (рисунок 2).

Рисунок 2

Каждый участник разработки текстового документа разрабатывает свою часть независимо от других исполнителей, участвующих в разработке документа.

А теперь самое главное, когда документы разработаны, их необходимо собрать вместе, для этого в основном шаблоне вставляем ссылки на файлы с текстами, подготовленными разными исполнителями и получаем готовый документ (рисунок 3)

Рисунок 3

Предложенный способ создания текстового документа в Word имеет ряд преимуществ:

  • не требует от исполнителя уровня продвинутого пользователя приложения Word;
  • позволяет работать над документом одновременно нескольким исполнителям;
  • позволяет быстро вносить изменения в документ.

Недостатки (с точки зрения автора статьи весьма спорные):

  • все-таки наличие в организации хотя бы одного очень продвинутого пользователя приложения Word;
  • файлы, создаваемые исполнителями, должны находиться в определенных местах.
Ipit